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使用Excel的高级技能
1.编辑技巧
2.单元格内容的合并
3.条件显示
4.自定义格式
5.绘制函数图像
6.自定义功能
7.矩阵计算
8.自动切换输入法。
9.批量删除空行。
10.如何避免错误信息？
1.宏的使用
12.图标的应用技巧
1.编辑技巧
1编辑技巧
(1)分数的输入
如果直接输入“1/5”，系统会改为“1月5日”。解决方法是：先输入“0”，再输入一个空格，再输入分数“1/5”。
(2)输入序列“001”
如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1。解决方法是：先输入" "(西文单引号)，再输入" 001 "。
(3)日期的输入
如果要输入“4月5日”，只需输入“4/5”并按回车键即可。如果要输入当前日期，单击Ctrl。钥匙。
(4)填充条纹。
如果要在工作簿中添加漂亮的水平条纹，可以使用alignment中的filling函数。首先用“*”或“~”等符号填充一个单元格，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选择若干水平单元格，单击格式菜单，单击单元格命令，在弹出的单元格格式菜单中选择对齐选项卡，在水平对齐下拉列表中选择填充，单击确定(
图1
(5)在多个工作表中输入相同的内容。
当在多个工作表的相同位置填写相同的数据时，可以选中一个工作表，然后按住Ctrl键，再点击窗口左下角的Sheet1和Sheet2，直接选中多个需要输入相同内容的工作表，然后在其中任意一个工作表中输入这些相同的数据，这些数据就会自动出现在选中的其他工作表中。输入完成后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后用鼠标左键点击选中的工作表，断开这些工作表的连接，否则在一个表单中输入的数据就会出现在选中的其他工作表中。
(6)用相同的数据填充不连续的单元。
选择一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格以选择所有这些单元格。在编辑区域输入数据，然后按住Ctrl键，同时按Enter键。该数据出现在所有选定的单元格中。
(7)显示单元格中的公式。
如果工作表中的大部分数据是由公式生成的，而你又想快速知道每个单元格中的公式形式以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击工具菜单，选择选项命令，会出现选项对话框，单击视图选项卡，然后将窗口选项列下的公式项设置为有效，单击确定按钮(此时，显示每个单元格的分工。如果要恢复公式计算结果的显示，可以将窗口选项列下的公式项设置为无效。
图2
(8)使用Ctrl+*选择文本
如果工作表中有许多数据表，您可以选择表格中的一个单元格，然后按Ctrl+*选择整个表格。Ctrl+*所选区域是：根据所选单元向周围辐射的数据单元的最大区域。这样可以方便准确地选择数据表，有效避免拖动鼠标选择较大单元格区域时屏幕随意滚动的现象。
(9)快速清除细胞内容物。
如果要删除内容单元格中的内容及其格式和注释，不能简单地应用选中单元格再按Delete键的方法。要完全清除某个单元格，可以使用以下方法：选择要清除的单元格或单元格区域；单击“编辑”菜单上“清除”项中的“全部”命令，这些单元格将恢复到原来的样子。
2.单元格内容的合并
根据需要，有时我想合并B列和c列的内容，如果行数较少，我可以直接使用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但是如果有上万行，我就做不到这一点。
解决方法是：在C行后插入一个空列(如果D列没有内容，就在D列操作)，在D1输入“=B1”；C1”，D1是B列和C列的总和.选择单元格D1，用鼠标指向单元格右下角的小方块“”。当光标变为+时，按住鼠标向下拖动光标到要合并的最后一行，B列和C列合并完成。这时，先不要忙着删除B列和C列，先复制D列的结果，再用“选择性粘贴”命令将数据粘贴到一个空列中。然后删除B、C和d列中的数据。
下面是“”实际应用的一个例子。用AutoCAD绘图时，有些人喜欢将坐标点存储在EXCEL中，在绘制曲线时调用这些参数。数据格式为“X，Y”。先在Excel中输入坐标值，把X坐标值放在A列，Y坐标值放在B列，然后用“”把A列和B列合并成C列，在C1输入：=A1，B1。此时，C1中的数据格式符合要求，然后用鼠标向下拖动C1单元格，完成A列和B列所有内容的合并(如图3
另一种合并不同单元格内容的方法是使用CONCATENATE函数，该函数用于将几个文本字符串合并成一个字符串。具体操作是“=CONCATENATE(B1，C1)”。例如，假设在某河流生态调查工作表中，B2包含“物种”，B3包含“河鳟”，B7共包含45条，那么：输入“=CONCATENATE”(本次河流生态调查结果：B2，B3，is，B7，条/km。)”计算结果为：本次河流生态调查结果：河流鳟鱼种类为45条/km。
图3图4
3.条件显示
我们知道使用If函数可以实现条件显示。一个常见的例子是，老师统计学生成绩时，要输入60分以下的分数，可以显示为“不及格”；当你输入的分数超过60分，就会显示为“通过”。使用IF函数可以很容易地实现这种效果。假设结果在单元格A2，判断结果在单元格A3。然后在单元格A3中输入公式：=if(A20，sum (A1: A5)，0)。这个公式利用了嵌套函数，这意味着当A1到A5的和大于0时，它将返回这个值，如果小于0，它将返回0。还有一点提醒你：以上符号是半角，IF和括号之间不能有空格。
4.自定义格式
Excel中预置了很多有用的数据格式，基本可以满足使用要求。但是，对于一些特殊的要求，比如强调一些重要数据或信息的显示，设置显示条件等。有必要使用用户自定义格式功能。Excel的自定义格式使用以下通用模型：正格式、负格式、零格式和文本格式。在这个通用模型中，有三个数字字段和一个文本段：大于零的数据使用正格式；小于零的数据是负数格式；零格式用于等于零的数据；输入单元格的正文是文本格式。我们还可以通过使用条件测试、添加描述性文本和使用颜色来扩展自定义格式的通用模型的应用。
(1)使用颜色在自定义格式的段落中设置颜色，只需在段落中添加用方括号括起来的颜色名称或颜色编号即可。Excel识别的颜色名称有：[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]和[洋红色]。Excel还识别由[color X]指定的颜色，其中X是1到56之间的数字，代表56种颜色(如图5所示)。
图5
(2)添加描述性文字输入数字数据后自动添加文字，自定义格式为“文字内容”@；若要在输入数字数据之前自动添加文本，请使用自定格式：@“文本内容”。@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。
(3)创建条件格式你可以用六个逻辑符号来设计一个条件格式：(大于)、=(大于等于)、和(不等于)。如果你觉得这些符号很难记住，就用" "或"="来表示。
由于自定义格式只有三个数字字段，Excel规定前两个数字字段最多只能包含两个条件测试。满足某个测试条件的数字使用相应段落中指定的格式，其余数字使用第三段的格式。如果只包含一个条件测试，要根据不同情况具体分析。
自定义格式的通用模型等价于以下公式：[；0]正数格式；[50000] $#,##0.00_);[红色] [99999] #，# # 0，_ m吨；[999]#，_ k _ m kg#_k克“可见，通过使用条件格式、千位甚至区间指示符的组合，可以在不增加公式数量的情况下，提高工作表的可读性和效率。
此外，我们还可以使用自定义格式来隐藏输入数据，如format "；##;0”只显示负数和零，输入的正数不显示；格式”；"所有输入值都被隐藏。自定义格式只改变数据的显示外观，不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活使用自定义格式功能会给实际工作带来很大的方便。
5.画出函数图像。
做教学工作的朋友肯定会遇到绘制函数曲线的问题！如果想快速准确的画出函数曲线，可以使用EXCEL的图表功能，可以让你画出的曲线规范美观。你一定要问，难学吗？其实一点都不难。可以说很简单。如果你不相信我，就试一试。
以Y=LG (6x3)的曲线为例，方法如下：在一张空白工作表中，先输入函数的自变量：在A列的A1中输入X=表示它是自变量，然后在A列的A2及后面输入自变量从小到大的值；实际操作中，通常使用等差数列输入法。首先，输入前两个值，确定自变量中数字之间的步长。然后选择两个单元格A2和A3，将这两项做成一个有黑色边框的矩形，然后鼠标指向黑色矩形右下角的小方块“”。当光标变为+时，按住鼠标拖动光标到合适的位置，完成自变量的输入。
输入函数公式：在B列B1中输入函数公式的一般书面表达式，y=LG(6x 3)；在B2中输入“==ABS(LOG10(6 A2^3 3))”，B2中会立即得到计算结果。此时，再次勾选B2复选框，让光标指向B2矩形右下角的“”。当光标变为+时，按住光标，沿B列拖动到适当位置，完成函数值的计算。
图7
绘制曲线：点击工具栏上的图表向导按钮，选择X，Y散点图(如图7)，然后从出现的X，Y散点图类型中选择无数数据点的平滑线散点图；此时，您可以查看要绘制的函数图像，发现它并不是我们想要的函数曲线。点击"下一步"按钮，选择"数据生成列"项，并给出数据区域。然后曲线就在眼前了(如图8)。
图8
注意：自变量的初值和数据点之间的步长如何确定，要根据函数的具体特点来判断，这也是对用户能力的考验。如果想快速找到函数的极值或看到其发展趋势，给定的数据点不一定要等差，可以根据需要任意给定。
从简单的三角函数到复杂的对数和指数函数，都可以用EXCEL画曲线。如果可以用的话，还可以用EXCEL完成行列式和矩阵的各种计算，进行简单的积分运算，用迭代法求函数的值(比如x2=x7 ^ 4，可以用迭代法求x的值)，等等。任何涉及计算的事情，找EXCEL帮忙，一定会给你一个满意的答案。
6.自定义功能
虽然Excel内置了大量的函数，但是有时候可能会出现一些没有函数可供计算的情况。如果一个公司用一个特殊的数学公式来计算产品购买者的折扣，有一个函数来计算不是更方便吗？下面是如何创建这样的自定义函数。
自定义函数，也称用户自定义函数，是Excel最具创意和吸引力的函数之一。让我们在Visual Basic模块中创建一个函数。下面这个例子，我们要把每个人的金额乘以一个系数，如果是上班的工作餐，就打六折；如果是加班期间的工作餐，五折；如果你在休息日来吃饭，你会得到10%的折扣。首先打开工具菜单，在宏命令中单击Visual Basic编辑器，进入Visual Basic编辑环境，在Project - VBAobject列中右键单击当前表，选择Insert-Module，在右列创建如下函数rrr，代码如下：Function rrr(tatol，Rr)If Rr=Then RRR=0.6 * tatol else If Rr=加班Then rrr=0.5 * tatol ElseIf rr=休息日Then RRR=0.9 * tatol end If end Function(如图9)。
图9
此时，关闭编辑器。只要我们在相应的列中输入RRR (F2，B2)，就会计算出折扣金额(如图10所示)。
图10
7.矩阵计算
Excel强大的计算功能，不仅可以进行简单的四则运算，还可以计算数组和矩阵。
(1)数组和矩阵的定义
矩阵不是一个数字，而是一个数组。在Excel中，数组占用一个单元格字段，单元格字段用花括号表示，如{A1: C3}，以区别于常见的单元格字段A1: C3。设置时，先选中单元格字段，同时按Shift+Ctrl+Enter，大括号自动生成，数组字段确认。
一个单元格就是一个变量，一个单元格字段也可以看作一组变量。为了计算方便，最好给一组变量取一个数组名。比如A={A1: C3}，B={E1:G3}等。设置数组名称的步骤是：选择数组字段，单击插入菜单，在名称项中选择定义命令，输入数组名称，然后单击确定。更简单的命名方法是：选中数组字段，点击名称框，直接输入名称。
矩阵函数是Excel进行矩阵计算的专用模块。使用Insert-Function命令打开粘贴函数对话框(如图11所示)，在函数类别列中选择数学和三角函数。右栏常用的矩阵函数有：MDETERM——计算一个矩阵的行列式；MINVERSE——计算一个矩阵的逆矩阵；MMULT——计算两个矩阵的乘积；SUMPRODUCT——计算所有矩阵的相应元素的乘积之和。
图11
(2)矩阵的基本计算
数组计算和矩阵计算有很大的区别。例如，在下面的示例中，A和B都是已定义的数组，因为两个数组都是33，输出结果也是33个单元格。计算时，先选择矩阵计算结果的输出字段，是一个33的单元区域，然后输入公式。如果输入“=a+b”或“=A-B”，结果将是数组中相应项的加法或减法。输入“=A*B”表示数组A和B相乘，输入“=A/B”表示数组A除以数组B，如果要计算矩阵，需要使用相应的矩阵函数。矩阵加减和数组加减是一样的表达式，也是“=a+b”、“=A-B”，也就是说矩阵乘法可以输入“=MMULT(A，B)”，而矩阵除法是矩阵A乘以B的逆矩阵，所以计算公式是“=MMULT(A，MINVERSE(B))。公式输入后，同时按Shift+Ctrl+Enter得到计算结果。对于更复杂的矩阵计算，可以采用分步计算。
8.自动切换输入法。
在一个工作表中，往往既有数据又有文字，输入时要在中英文输入法之间反复切换，非常麻烦。如果你要输入的东西是有规律的，比如这一栏全是文字，下一栏全是中文解释，可以用以下方法实现自动切换。方法是：
(1)选择要输入英文的栏，点击数据菜单，并选择有效期.命令。在弹出的数据有效性对话框中，选择输入法模式选项卡，在模式框中选择关闭(英文模式)命令，点击确定按钮(如图12)。
图12
(2)选择要输入汉字的列，在有效数据对话框中单击IME模式选项卡，在模式框中选择打开命令，单击确定按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，当光标在下一列时，可以直接输入中文，实现了中英文输入模式的自动切换。
9.批量删除空行
有时候我们需要删除Excel工作簿中的空行。一般的做法是把空行一条一条找出来，然后删掉。如果工作表中有很多行，这是非常不方便的。我们可以使用“自动过滤”功能找到所有空白行，然后一次性删除它们。做法：先在表格中插入一个新的空白行，然后按Ctrl A，选中整张工作表，用鼠标单击数据菜单，在筛选项中选择自动筛选命令。此时，在每列的顶部，会出现一个下拉列表框。在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到在页面中看不到数据为止(如图13所示)。
图13
选定所有数据后，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。此时，所有空白行都已删除。然后，单击“数据”菜单，在筛选项中选择“自动筛选”命令，工作表中的所有数据都将被恢复。插入一个空行以避免删除第一行数据。
如果只想删除一列中的空白单元格，而其他列中的数据和空白单元格不受影响，可以先复制该列，粘贴到空白工作表上，按照上述方法删除所有空白行，然后将该列复制粘贴到原工作表的相应位置。
10.如何避免错误信息？
在Excel中输入公式后，有时无法正确计算结果，单元格中会显示错误信息。这些错误有些是由公式本身引起的，有些则不是。以下是一些常见的错误信息和避免它们的一些方法。
1)错误值：# # # #
含义：单元格中输入的数据太长或单元格公式产生的结果太大，结果无法在单元格中显示。或者减去日期和时间格式的单元格，出现负值。
解决方法：增加列的宽度，以便可以完整显示结果。如果负值是由日期或时间相减引起的，您可以更改单元格的格式，如文本格式，结果是负的时间量。
2)错误值：# div/0！
含义：试图除以0。此错误通常发生在下列情况下：除数为0，公式中除数使用了空单元格，或者单元格引用包含零值单元格。
解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入非零值。
3)错误值：# value！
含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者在执行自动更正公式功能时无法更正公式，则会显示错误消息# #VALUE！将会生成。
解决方案：此时，请确保公式或函数所需的运算符或参数是正确的，并且公式引用的单元格包含有效的数值。例如，如果C4单元格中有数字或逻辑值，而D4单元格中包含文本，则在计算公式=C4+D4时，系统无法将文本转换为正确的数据类型，因此错误值# value！被退回。
4)错误值：# #REF！
含义：公式引用的单元格区域已被删除。
解决方法：恢复引用单元格区域或重置引用区域。
5)错误值：# n/a
含义：没有可用于计算的信息。在构建模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，表示他们正在等待数据。任何对值为#N/A的单元格的引用都将返回# n/a。
解决方案：用数据填充等待数据的单元格。
6)错误值：# #名称？
含义：公式中使用了Excel无法识别的文本。例如，可能输入了错误的姓名或输入了已删除的姓名。如果文本没有用双引号括起来，也会生成此错误值。
解决方案：如果这种错误是由于使用了不存在的名称而导致的，请确保所使用的名称确实存在；如果是名字，要纠正函数名的拼写错误；用双引号将文本括起来；确认公式中使用的所有区域引用都使用冒号(:)。示例：sum (C1: C10)。请注意，公式中的文本用双引号括起来。
7)错误值：# #NUM！含义：向工作表函数提供了无效参数，或者公式的结果太大或太小，无法在工作表中表示。
解决方法：确认函数中使用的参数类型是正确的。如果公式的结果太大或太小，就需要修改公式，使结果在-110307到110307之间。
8)错误值：# #NULL！含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交点，但这两个范围没有公共单元格。例如，如果您输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就会出现这种情况。
解决方法：取消两个范围之间的空格。公式可以改成“=SUM(A1:A10，C1:C10)”
1、宏的应用
宏是一个指令集，它告诉EXCEL完成用户指定的操作。宏类似于计算机程序，但它们完全在EXCEL中运行。我们可以使用宏来完成枯燥和频繁重复的工作。完成宏动作的速度比用户自己快很多。例如，我们可以创建一个宏，在工作表的每一行中输入一组日期，在每个单元格的中间对齐日期，然后对该行应用边框格式。我们还可以创建一个宏，在页面设置对话框中指定打印设置并打印文档。
因为宏病毒的影响和对编程的恐惧，很多人都不敢用“宏”，或者不知道什么时候向宏求助。其实可以放心大胆使用。如果只是用“录制宏”的方法，一点难度都没有。就像录音机一样录一些操作。使用时，只要执行这个宏，系统就会再次执行那个操作。
下面给出了宏的应用情况。不用编程，用“录制宏”帮你完成任务就行了。如果你想再次编辑录制的宏，你必须有一些VBA知识。
*设置每个工作表中所需的固定表格标题；
*将单元格设置为具有自己样式的窗体；
*每次打印时固定页面设置；
*经常或重复输入一些固定的内容，如公司地址、人员名单等编排良好的格式；
*创建一个格式化表格；
*插入工作表或工作簿等。
需要指出的是，EXCEL中的宏和WORD中的宏有一些不同。对于记录的操作，它会记住单元格的坐标(即所有的引用都是绝对的)，所以在涉及到位置相关的操作时要特别注意。如果使用相对引用，可以使用Offset方法，比如下面的语句：activecell.offset (1，0)。范围(a1)。select宏的应用非常广泛，上面提到的只是一点。如果你真的使用它，你会发现它有更丰富的内容和更灵活的应用方法。
12.图表的应用技巧
Excel提供了14种标准图表类型，每种类型都有多种组合和变换。在众多图表类型中，哪种图表比较好？根据不同的数据和使用要求，可以选择不同类型的图表。图表的选择主要与数据的形式有关，其次是感官效果和审美。下面给出了一些通用规则。
面积：显示一段时间内的变化幅度。当几个部分发生变化，并且您对这些部分的总和感兴趣时，它们特别有用。这个图可以让你看到个别部分的变化，也可以看到整体的变化。
条形图：它由一系列水平条组成。对于时间轴上的某个点，使两个或多个项目的相对大小具有可比性。例如，它可以比较每季度三种产品中任何一种的销售量。每个条形图都是工作表上一个独立的数据点或数字。因为恰好转移到柱形图的行和列，所以有时可以互换使用。
柱形图：由一系列竖线组成，通常用于比较一段时间内两个或多个项目的相对大小。比如：不同产品季度或年度销售额的对比，几个项目中不同部门的资金分配，每年各类信息的数量。条形图是一种应用广泛的图表类型，很多人都是从中使用图表的。
折线图：用于显示一段时间内的趋势。例如，数据在一段时间内呈上升趋势，在另一段时间内呈下降趋势。我们可以通过折线图对未来做出预测。比如速度-时间曲线、推力-油耗曲线、升力系数-马赫数曲线、压力-温度曲线、疲劳强度-转数曲线、传输功率成本-传输距离曲线等。都可以用工程中常用的折线图来表示。如果其中一个数据有几个条件，折线图上有几条不同的线，比如五个运动员在一万米过程中的速度变化，有
股价图：有三个数据系列的折线图，用于显示股票在给定时间段内的最高价、最低价和收盘价。在最高和最低数据点之间画一条线形成一条垂直线，轴上的小刻度代表收盘价。股价图多用于金融、商业等行业，描述商品价格、货币汇率、温度和压力测量等。当然，描述股票价格是最好的。
饼图：当它用于比较几个数据在它们形成的总和中的百分比值时最有用。整个蛋糕代表总和，每个数字由一个楔形或薄片代表。比如表示不同产品的销量占总销量的百分比，各单位的资金占总资金的比例，每个品类收藏的图书数量等。饼状图虽然只能表示一个数据列，但由于其清晰、易学易用，在实际工作中被广泛使用。如果需要一个以上的数据系列，可以使用环形图。
雷达图：显示数据如何根据中心点或其他数据变化。每个类别的坐标值从中心点向外辐射。来自同一序列的数据用线连接。可以用雷达图画出几个相互关联的序列，很容易进行直观的对比。例如，如果您有三台带有五个相同零件的机器，则每台机器上每个零件的磨损量可以绘制在雷达图上。
XY散点图：显示成对数字之间的关系以及它们所代表的趋势。对于每个数字对，一个数字绘制在X轴上，而另一个绘制在Y轴上。两点作为轴的垂直线，交点处图上有一个标记。当画出大量这样的对子时，就会出现一个图形。散点图的重要作用是可以用来绘制函数曲线。从简单的三角函数、指数函数、对数函数到更复杂的混合函数，都可以用它来快速准确地绘制曲线，因此在教学和科学计算中经常使用。
还有一些其他类型的图表，如柱形图、圆锥图和棱锥图，它们只是条形图和柱形图的变体。它们没有什么突出的特点，使用也相对较少，这里就不赘述了。这里需要注意的是，以上只是图表的一般应用。有时候，一组数据可以用多种图表来表示，这时就要根据具体情况来选择。对于某些图表，如果将一个数据系列绘制为柱形图，而将另一个绘制为折线图或面积图，图表会看起来更好。
在EXCEL中，L允许这样创建这样的组合图表，但是如果你要创建EXCEL不允许的组合图表类型，比如不能将2D图表和三维图表混合，这种组合是不可能的，系统会显示错误信息。如何构建混合图表？单击“图表向导”按钮并选择“自定义类型”选项卡。还有二十种图表类型(如图14所示)和各种组合。如果您对这些内部定义的形式不满意，请单击“自定义”选项按钮，并按照向导自行定义新的图表类型。
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